Một trong những chứng từ quan trọng hàng đầu của kế toán thuế là hóa đơn. Nó là bằng chứng cho những giao dịch của doanh nghiệp, phản ánh nội dụng của những khoản chi phí hoặc doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh và được cơ quan thuế theo dõi quản lý một cách chặt chẽ. Do vậy kế toán thuế cần đặc biệt cẩn thận khi lập hóa đơn đầu ra cũng như kiểm tra thật kĩ hóa đơn đầu vào, đảm bảo các tiêu thức trên hóa đơn đầy đủ, đúng với các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hợp lý về mặt pháp luật thuế.
Những lưu ý sau đây được Tự học kế toán thuế online sưu tầm hi vọng sẽ hữu ích cho đối với các bạn:
1. Đối với hóa đơn đầu vào
- Khi nhận hóa đơn phải kiểm tra kỹ thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mình xem có khớp với các thông tin trên giấy phép đăng ký kinh doanh không, hóa đơn không được tẩy xóa, rách nát, các chữ, số phải rõ ràng…
- Trước khi kê khai phải chú ý phân loại các hóa đơn hợp lý, hợp lệ mới dùng để kê khai
- Chú ý các quy định về hóa đơn đủ và không đủ điều kiện khấu trừ. Theo quy định các hóa đơn mua hàng trên 20 triệu mà không thanh toán qua Ngân hàng thì không được khấu trừ. Tuy nhiên nhiều đơn vị lại tách làm nhiều hóa đơn dưới 20 triệu trong cùng một ngày để thanh toán tiền mặt như thế vẫn bị xuất toán thuế sau này.
- Về vấn đề thanh toán:
+ Việc chuyển tiền qua Ngân hàng để thanh toán cho hóa đơn từ 20 triệu trở lên chú ý phải chuyển từ tài khoản của Công ty mình sang tài khoản ngân hàng mang tên nhà cung cấp chứ không được dùng từ tài khoản cá nhân để chuyển đi cũng không dùng tài khoản Công ty mình chuyển đến tài khoản cá nhân nhà cung cấp.
+ Thời điểm thanh toán:
Tại thời điểm kê khai nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng và người mua hàng chưa trả tiền thì vẫn được kê khai thuế giá trị gia tăng khấu trừ bình thường nhưng khi kê khai kế toán phải chú ý kê khai vào mục ghi chú trên tờ khai về thời hạn thanh toán
+ Phương thức thanh toán bù trừ:
Hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa (dịch vụ) mua vào với giá trị hàng hóa (dịch vụ) bán ra cũng được coi là thanh toán qua Ngân hàng; trường hợp sau khi bù trừ công nợ mà phần giá trị còn lại được thanh toán bằng tiền có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên thì chỉ được khấu trừ thuế đối với trường hợp có chứng từ thanh toán qua Ngân hàng.
- Khấu trừ đối với tài sản cố định.
Nếu tài sản cố định là ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống ( trừ ô tô sử dụng cho vào kinh doanh vận chuyển hàng hóa, hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn ) có giá trị vượt trên 1,6 tỷ đồng thì số thuế giá trị gia tăng đầu vào tương ứng với phần trị giá vượt trên 1,6 tỷ đồng đó thì sẽ không được khấu trừ.
- Chú ý đối với các hóa đơn đi thuê văn phòng của hộ cá thể
Khi thuê văn phòng của các cá nhân họ không có hóa đơn để xuất cho mình thì phải yêu cầu họ lên cơ quan thuế nhờ xuất hộ hóa đơn. Nhưng với loại hóa đơn này sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.
- Đối với hóa đơn đầu vào bị mất
Nếu hóa đơn GTGT đầu vào bị mất thì xin đơn vị bán hàng photo lại liên 1 và xin xác nhận sao y bản chính, tuy nhiên phần thuế giá trị gia tăng của hóa đơn này sẽ không được khấu trừ.
2. Đối với hóa đơn đầu ra
- Nội dung trên hóa đơn phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh, không được tẩy xóa, phải dùng cùng một màu mực, không sử dụng mực đỏ, không viết đè lên chữ in sẵn
- Hóa đơn phải được lập theo thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
- Các tiêu thức (ngày tháng năm) phải cùng hoặc sau ngày ký hợp đồng
- Tiêu thức tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua phải ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Trường hợp người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp thông tin”
- Nếu danh mục hàng hóa quá nhiều thì có thể viết liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng cuối cùng của số trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng đầu số sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Hoặc có thể lập bảng kê và trên hóa đơn ghi rõ xuất kèm bảng kê số… ngày..tháng…năm…
- Tiêu thức “người bán hàng” nếu thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu treo vào góc trái cửa tờ hóa đơn.
- Tiêu thức “người mua hàng” nếu người mua không trực tiếp ký thì phải ghi rõ bán hàng qua điện thoại, qua Fax, qua email…
- Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Trường hợp thu ngoại tệ thì tổng tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng việt
Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ
Đồng thời phải ghi tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch bình quân của NH nhà nước công bố tại thời điểm lập háo đơn.
Ngoài những nội dung trên việc quản lý, lưu trữ hóa đơn cũng hết sức quan trọng. Kế toán thuế phải bảo quản cẩn thận liên 2 hóa đơn đầu vào, liên 1 và liên 3 hóa đơn đầu ra, kèm theo các chứng từ khác như bảng kê, biên bản hủy, thu hồi hóa đơn.....
Nguồn: Kế toán Việt Nam
