Sổ sách kế toán là một loại giấy tờ dùng để ghi chép một cách có hệ thống và lưu trữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính có liên quan đến đơn vị kế toán.
1. Các doanh nghiệp phải mở sổ sách kế toán theo mẫu quy định để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và lưu giữ toàn bộ số liệu kế toán làm cơ sở lập báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
2. Sổ sách kế toán doanh nghiệp gồm 2 loại:
2.1. Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán tổng hợp có 2 sổ là Sổ Nhật ký chung và Sổ Cái.
2.2. Sổ của phần kế toán chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết. Sổ kế toán chi tiết gồm các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
3. Sổ Nhật ký: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.
4. Sổ Cái: Dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán). Số liệu trên Sổ Cái phản ánh một cách tổng quát tình hình thu, chi thi hành án; tình hình phải thu, đã thu của người phải thi hành án, tình hình phải trả, đã trả cho người được thi hành án; tình hình quản lý các loại tài sản thi hành án, tiền quỹ phát sinh trong quá trình thi hành án.
5. Sổ, thẻ kế toán chi tiết: Dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên Sổ Cái chưa phản ánh được. Sổ kế toán chi tiết cung cấp các số liệu chi tiết về tình hình thu, chi tiền, tài sản thi hành án theo từng quyết định thi hành án đến khi kết thúc vụ việc thi hành án.
Các chỉ tiêu khác căn cứ vào yêu cầu quản lý và yêu cầu hạch toán của từng đối tượng kế toán riêng biệt mà mỗi mẫu sổ có những chỉ tiêu quản lý và kết cấu riêng.
Quy định về sổ sách kế toán
1. Sổ kế toán phải dùng mẫu in sẵn và đóng thành quyển.
2. Trước khi dùng sổ kế toán phải thực hiện các thủ tục sau:
2.1. Ngoài bìa và trang đầu sổ kế toán (góc trên bên trái) phải ghi tên cơ quan quản lý, tên đơn vị; Giữa bìa ghi tên sổ, niên độ kế toán; Trang đầu ghi số trang có trong sổ kế toán, họ, tên người ghi sổ, ngày ghi sổ kế toán và ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao sổ cho người khác. Thủ trưởng Cơ quan thi hành án dân sự phải ký xác nhận và đóng dấu vào trang đầu của sổ kế toán;
2.2. Các trang sổ kế toán phải đánh số trang và giữa hai trang sổ kế toán phải đóng dấu giáp lai của Cơ quan Thi hành án.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày.
Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
(2) Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái.
(3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký – Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu của nó.
(4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ
Nhật ký – Sổ Cái.
Số liệu trên Nhật ký – Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Nhật ký – Sổ Cái;
- Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết.
