Tự học kế toán online chia sẻ hướng dẫn cách lập chứng từ kế toán kèm theo mỗi nghiệp vụ phát sinh
- Thanh toán tiếp khách, giới thiệu quảng bá sản phẩm
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
+ Đề xuất, dự toán chi phí (Bản gốc)
+ Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản
+ Hóa đơn ăn uống tiếp khách phải có bảng kê hoặc bill thanh toán kẹp cùng hóa đơn
Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Thanh toán hành chính
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
+ Đề xuất mua hàng của các bộ phận yêu cầu đề xuất (Bản gốc): do trưởng các bộ phận đề xuất, nếu nhân viên thì phải có thông qua trưởng bộ phận xác nhận đồng ý: qua điện thoại di động, bàn, bộ đàm… cho bộ phận liên quan khác
+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
+ Bảng kê chi tiết nếu thanh toán cho nhiều khoản
Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Thanh toán Văn phòng phẩm, Chuyển phát nhanh
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Bảng theo dõi nhập xuất tồn, phiếu Xuất Kho, phiếu Nhập Kho trong tháng (VPP )
+ Bảng kê phân bổ chi phí các phòng,ban chưa bao gồm thuế (theo mẫu)
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
+ Đề nghị thanh toán của khách hàng
+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
+ Đề xuất mua hàng của các bộ phận yêu cầu đề xuất (Bản gốc)
+ Đề xuất, dự toán chi phí (Bản gốc)
+ Giấy biên nhận tiền hoặc phiếu thu của khách hàng (nếu có)
+ Chuyển phát nhanh phải có các bill chi tiết cho mỗi lần chuyển phát nhanh
Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Thanh toán sửa chữa, mua mới thiết bị trong VP - CCDC - TSCD
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí nếu thanh toán cho nhiều khoản
+ Đề xuất của phòng ban(Bản gốc)
+ Đề xuất tổng hợp của Văn phòng
+ Báo giá: yêu cầu từ 3 nhà cung cấp trở lên sẽ chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất trong 3 nhà cung cấp
+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
+ Biên bản bàn giao có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban(theo mẫu)
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
+ Bảng thanh toán tiền thuê ngoài theo Mẫu số: 07-LĐTL
+ Bảng phân bổ chi phí các phòng ban chưa bao gồm thuế (Theo mẫu)
Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Thanh toán các dự án đầu tư, sửa chữa
- Thanh toán chi phí tư vấn, xây dựng và mua sắm thiết bị của Dự án, Thanh toán chi phí khác
+ Giấy đề nghị thanh toán ( theo mẫu 05-TT)
+ Đề xuất, Dự toán chi phí dự án đầu tư, sửa chữa (Bản gốc)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản+ Hồ sơ liên quan (Hợp đồng,Thanh lý HĐ…nếu có)
+ Quyết toán khối lượng chi phí sửa chữa+ Biên bản nghiệm thu công trình
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc hoặc bản copy tùy theo từng trường hợp)
Lưu ý: Ghi rõ thanh toán cho dự án nào trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán ĐTXD cơ bảnGhi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Thanh toán Quảng cáo, tiếp thị
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí nếu thanh toán cho nhiều khoản
+ Đề xuất (Bản gốc)
+ Báo giá của các đơn vị
+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
+ Biên bản bàn giao (nếu là vật dụng, tài sản như banner, áp phích….) có xác nhận của Lãnh đạo Phòng Ban(theo mẫu)
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
Lưu ý: Trước khi thanh toán chuyển sang bộ phận kế toán công nợ kiểm tra và ký nháyGhi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Thanh toán sửa chữa xe
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Đề xuất- nếu thay thế phụ tùng hoặc sửa chữa (Bản gốc)
+ Báo giá
+ Hợp đồng, Thanh lý HĐ (nếu có)
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
Ghi chú: nếu hóa đơn trên > 20.000.000 bắt buộc phải có hợp đồng và chuyển khoản thanh toán cho nhà cung cấp để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào
- Thanh toán đi công tác
+ Đề nghị tạm ứng tiền đi công tác: được trưởng bộ phận và ban giám đốc phê duyệt
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí
+ Quyết định cử đi công tác
+ Bảng quyết toán công tác phí hoàn thành
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
Nếu vượt khung cho phép của công tác phí thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi công tác, nếu thừa so với dự toán công tác phí thì phải hoàn nhập lại quỹ
Lưu ý: Khi làm thanh toán chi phí đi công tác phải theo quy định của nhà nước & TCT. Chứng từ thanh toán bằng tiếng nước ngoài phải có phiên dịch sang tiếng việt. căn cứ các chứng từ trên công ty thanh quyết toán với người được cứ đi công tác
- Thanh toán chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt, Ủy nhiệm chi nếu là chuyển khoản
+ Đề xuất hoặc tài liệu liên quan đến việc trích hoa hồng, thù lao, môi giới (Hợp đồng, thanh lý Hợp đồng …)
+ Hợp đồng môi giới, Thanh lý Hợp đồng môi giới
+ Giấy biên nhận tiền
+ Chứng minh thư phôtô
Lưu ý: Người được hưởng chi phí hoa hồng, thù lao, môi giới sẽ phải nộp thuế theo quy định của Luật thuế TNCN.
- Thanh toán mua hàng hóa vật tư cho nhân viên tiếp phẩm
+ Đề xuất, dự trù hoặc bảng kê mua hàng hóa sản phẩm do các trưởng bộ phận ký xác nhận
+ Đề nghị tạm ứng tiền đi thu mua ngoài
+ Giấy đề nghị thanh toán (theo mẫu 05-TT)
+ Phiếu chi tiền nếu là tiền mặt
+ Bảng kê chi tiết từng khoản chi phí mua nếu là hàng mua ngoài chợ, nếu là hàng siêu thị ko cần thiếp lập bảng kê vì hàng siêu thị đã có hóa đơn GTGT đầy đủ tính pháp lý
+ Sổ theo dõi hoặc bảng kê đối chiếu quyết toán thu mua so với tạm ứng hàng ngày của nhân viên thu mua
+ Hoá đơn tài chính (Bản gốc + bản copy)
Nếu vượt khung cho phép của công tác mua sắm thì căn cứ tình hình thực tế và các chứng từ hợp lý hợp lệ công ty chi tiền trả lại người đi thu mua trực tiếp, nếu thừa so với dự trù, đề xuất thì phải hoàn nhập lại quỹ
- Hồ sơ lưu trữ tài liệu thanh toán
* Hồ sơ lưu trữ tài liệu thanh toán qua ngân hàng
- Bộ hồ sơ lưu giữ chứng từ ngân hàng gồm: Sổ chi tiết hay bìa sổ ngân hàng phát sinh theo từng ngày, báo cáo, uỷ nhiệm chi kèm hồ sơ pháp lý đề nghị thanh toán bằng chuyển khoản.
- Phân loại, sắp xếp hồ sơ lưu trữ chứng từ theo tứ thự của bìa sổ và nội dung nghiệp vụ phát sinh.
- Có biên bản bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu và các vật dụng khác trước khi chuyển giao cho cán bộ tiếp nhận công việc.
- Toàn bộ hồ sơ được lưu giữ tại bộ phận kế toán tiền mặt và kế toán ngân hàng.
- Chứng từ hợp đồng thanh lý một bản lưu bìa còng, một bản lưu cùng bộ chứng từ đã nêu ở phần trên
- Quy trình hạch toán lương và các khoản trích nộp theo lương
a. Hàng tháng căn cứ vào bảng tổng hợp luơng của các phòng ban liên quan, kế toán tiền lương tiến hành các công việc sau: liên hệ phòng nhân sự để lấy bảng lương + chấm công + bảng kê chuyển tiền cho nhân viên qua tài khoản
- Hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương theo quy định hiện hành của pháp luật.
- Hạch toán các khoản thu qua lương theo quy định
- Sau khi hạch toán xong bảng lương kế toán làm phiếu kế toán trích 3% quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, 2% kinh phí công đoàn.
b. Lưu trữ hồ sơ liên quan đến hạch toán tiền lương
- Toàn bộ hồ sơ liên quan đến tiền lương được lưu giữ tại bộ phận kế toán tiền lương theo chế độ lưu trữ tài liệu kế toán hiện hành:
- Hợp đồng lao động
+ chứng minh thư phô tô công chứng càng tốt
- Bảng lương bản gốc
- Bảng chấm công hàng tháng
- Bảng lương tạm ứng
- Bảng kê lương thanh toán cho nhân viên qua ngân hàng bản chính
- Phiếu chi tiền lương thanh toán bằng tiền mặt
- Có biên bản bàn giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu và các vật dụng khác trước khi chuyển giao cho cán bộ tiếp nhận công việc.
- Quy trình hợp đồng tìên gửi cá nhân, đơn vị, tổ chức kinh tế, xã hộiLàm hợp đồng tiền gửi cá nhân, đơn vị
+ Phiếu thu hoặc Báo có
+ Hợp đồng tiền gửi cá nhân, đơn vị
- Thanh lý hợp đồng tiền gửi cá nhân, đơn vị
+ Phiếu chi
+ Giấy đề nghị lĩnh lãi (Nếu muốn rút lãi cuối kỳ)
+ Giấy đề nghị lĩnh gốc và lãi (Nếu tất toán hợp đồng tiền gửi)
+ Bảng kê tính lãi
+ Phiếu thu đỏ hoặc báo có
+ Hợp đồng gốc Đối với hợp đồng tiền gửi cá nhân thì cá nhân gửi tiền phải nộp lại tiền thuế khấu trừ Đầu tư vốn được tính bằng 5% lãi suất từ hợp đồng tiền gửi.
Lưu ý: Nếu cá nhân, đơn vị rút cả gốc và lãi, đề nghị có Phiếu thu đỏ hoặc báo có của ngân hàng và hợp đồng gốc gửi kèm theo. Nếu cá nhân, đơn vị chỉ rút lãi hoặc rút một phần tiền gốc, không cần gửi kèm theo Phiếu thu đỏ hoặc báo có của ngân hàng và không cần gửi hợp đồng gốc.
Lưu giữ hồ sơ hợp đồng tiền gửi:Lưu giữ từng file riêng cho hợp đồng tiền gửi cá nhân và đơn vị
Download file gốc Tại đây
Bài viết rất hay. Cảm ơn Bác Quyết Toán Thuế.
Nguồn: Bác Quyết Toán Thuế
